Руководитель делопроизводства

Организация работы Системы электронного документооборота Компании.
Администрирование Системы электронного документооборота (СЭД) на базе Lotus Domino.
Внедрение новой СЭД.
Создание и управление процессами согласования документов в СЭД.
Мониторинг работы СЭД.
Отчетность о работе пользователей.
Ведение проекта выбора и внедрения систем BPM и CRM:
- изучение рынка;
- первичное изучение функционала систем;
- самостоятельное проведение презентационных показов и сравнительного анализа систем для руководства компании;
- организация демонстрационных показов силами разработчиков систем для руководства компании;
- согласование требований к системам и необходимых доработок в рамках бюджета.

Методическое обеспечение документационного обеспечения управления.
Подготовка организационно-распорядительных и нормативных документов, в т.ч. маршрутизация документопотоков, описание/разработка процессов по оптимизации документооборота.
Руководство Справочно-информационным фондом.
Обработка и регистрация договоров. Наполнение электронного архива.
Учет прохождения документов внутри компании.
Методическая помощь подразделениям в составлении Номенклатуры.
Обучение сотрудников компании правилам ведения делопроизводства.

Административное обеспечение офиса.
Заключение договоров с поставщиками услуг.
Организация делопроизводства и архива с "0".
Регистрация вх./исх., внутренних документов.Внедрение СЭД.
Поиск кандидатов на вакантные места в Компании.

Состав службы:
- делопроизводство,
- архив,
- курьерская группа,
- проектная группа.
Обязанности:
• Организация и контроль работы службы;
• Координация организации делопроизводства и документооборота, в подразделениях, в т.ч.:
- контроль учета прохождения документов в подразделениях (вх./исх. переписка и т.п.);
- контроль за ведением текущего делопроизводства в подразделениях;
- контроль временного хранения документов в подразделениях;
- взаимодействие с руководителями подразделений;
• Контроль исполнения документов;
• Подготовка организационно-распорядительных и нормативных документов, в т.ч. маршрутизация документопотоков, описание/разработка бизнес-процессов по оптимизации документооборота;
• Координация и администрирование проекта внедрения системы электронного документооборота (СЭД), функции, эксперта-методиста/консультанта/администратора-методиста;
• Организация системы электронного документооборота;
• Создание единой системы документооборота, архива и документационного обеспечения Холдинга (объединение 4 компаний);
• Создание методологической и нормативной базы в делопроизводства и архивного хранения в Холдинге;
• Организация и контроль исполнения поручений руководства, а также писем контролирующих и специальных государственных органов;
• Составление номенклатуры дел;
• Бюджетирование и расчет ФОТ подразделения;
• Организация почтовой и курьерской доставки и отправки;
• Подбор и обучение сотрудников подразделения.